Gottamentor.Com
Gottamentor.Com

ขั้นตอนและรูปแบบกระบวนการสื่อสารคืออะไร?



ค้นหาจำนวนนางฟ้าของคุณ

What is Communication Process Steps & Model

ทุกครั้งที่มีคนสองคนขึ้นไปแลกเปลี่ยนข้อความพวกเขามีส่วนร่วมในกระบวนการสื่อสารขั้นพื้นฐาน ฟังดูเรียบง่ายใช่ไหม อย่างไรก็ตามกระบวนการสื่อสารค่อนข้างซับซ้อน ไม่เพียง แต่มีองค์ประกอบหลายอย่าง แต่ความชัดเจนและบริบทของข้อความอาจได้รับอิทธิพลทั้งในทางบวกหรือทางลบจากหลายปัจจัย

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจกระบวนการสื่อสารเพื่อให้สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงการตีความผิด ในบทความนี้เราจะดูองค์ประกอบของการสื่อสารและรูปแบบกระบวนการสื่อสาร จากนั้นเราจะสำรวจแนวทางและกระบวนการสื่อสารในองค์กร สุดท้ายนี้เราจะพูดถึงกระบวนการสื่อสารทางอีเมล

สารบัญ


  • 1 องค์ประกอบของการสื่อสาร
    • 1.1 บริบท
    • 1.2 ผู้ส่ง / ตัวเข้ารหัส
    • 1.3 ข้อความ
    • 1.4 ปานกลาง
    • 1.5 ตัวรับ (ตัวถอดรหัส)
    • 1.6 ข้อเสนอแนะ
  • 2 รูปแบบกระบวนการสื่อสาร
    • 2.1 ห้าขั้นตอนพื้นฐานในแบบจำลองกระบวนการสื่อสาร
  • 3 แนวทางและกระบวนการสื่อสารในองค์กร
    • 3.1 กระบวนการสื่อสารทางอีเมล
    • 3.2 ทำให้อีเมลของคุณกระชับ
  • 4 สรุป
    • 4.1 กระทู้ที่เกี่ยวข้อง

ส่วนประกอบของการสื่อสาร

การสื่อสารเป็นกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อความทางวาจาและไม่ใช่คำพูด เราสามารถระบุการสื่อสารได้โดยกำหนดส่วนประกอบดังนี้:

บริบท

บริบทคือสภาพแวดล้อมที่การสื่อสารเกิดขึ้นและรวมถึงองค์กรวัฒนธรรมและชุมชน นอกจากนี้สิ่งเร้าภายนอกเช่นการประชุมการสนทนาแบบสบาย ๆ อีเมลบันทึกช่วยจำ ฯลฯ และสิ่งเร้าภายในเช่นความคิดเห็นและอารมณ์มีอิทธิพลต่อบริบท เฉพาะเมื่อพิจารณาทุกแง่มุมของบริบทแล้วจะสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ผู้ส่ง / ตัวเข้ารหัส

ผู้ส่งใช้คำสัญลักษณ์กราฟและรูปภาพในการสื่อสารร่วมกัน ลำโพงเป็นตัวเข้ารหัสในการสื่อสารด้วยปากเปล่าและตัวเขียนเป็นตัวเข้ารหัสในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร

ข้อความ

ข้อมูลที่แลกเปลี่ยนระหว่างผู้ส่งและผู้รับจะสร้างข้อความขึ้นมาโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจ ผู้ส่งข้อความจะต้องพิจารณาบริบทเพื่อให้ข้อความนั้นเข้าใจได้ นอกจากนี้ข้อความต้องมีภาษาที่ชัดเจนพร้อมคำจำกัดความตัวอย่างหรือกราฟิกที่จำเป็นเพื่อประกันความเข้าใจ

ปานกลาง

สื่อ - ช่องทางที่ข้อความถูกส่งอาจเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์เสียงหรือการพิมพ์ การเลือกสื่อได้รับอิทธิพลจาก:

  • ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับ
  • ลักษณะของข้อความ

ใช้สื่อปากเปล่าเมื่อข้อความของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วนส่วนบุคคลหรือเมื่อต้องการความคิดเห็นในทันที ใช้สื่อที่เป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อเป็นทางเทคนิคเป็นทางการหรือจำเป็นต้องจัดทำเป็นเอกสาร


ตัวรับ (ตัวถอดรหัส)

ผู้ฟังหรือผู้อ่านการสื่อสารตีความข้อความ ผู้รับได้รับอิทธิพลจากบริบทเช่นเดียวกับสิ่งเร้าภายนอกและภายใน หากผู้รับมีความคิดเห็นที่เอนเอียงหรือมีความเข้าใจผิดอาจไม่ได้รับข้อความที่ถูกต้อง ทัศนคติและบุคลิกภาพมีอิทธิพลต่อผู้รับสารด้วย

ข้อเสนอแนะ

ข้อเสนอแนะคือการตอบสนองของผู้รับ - ปฏิกิริยาของพวกเขาต่อการสื่อสาร ความเงียบอาจเป็นรูปแบบหนึ่งของการตอบรับหรือผู้รับอาจตอบด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษร คำติชมใช้เพื่อยืนยันว่าเข้าใจข้อความและได้ดำเนินการใด ๆ ที่จำเป็นแล้ว

ส่วนประกอบทั้งหมดต้องทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้กระบวนการสื่อสารสมบูรณ์และถ่ายทอดข้อความที่ตั้งใจไว้

แบบจำลองกระบวนการสื่อสาร

Communication Process Model

กระบวนการสื่อสารหมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูล (ข้อความ) ระหว่างคนสองคนหรือมากกว่า เพื่อให้การแลกเปลี่ยนนี้ประสบความสำเร็จทั้งสองฝ่ายต้องมีความสามารถในการแลกเปลี่ยนข้อมูลและทำความเข้าใจซึ่งกันและกัน การสื่อสารล้มเหลวหากการไหลของข้อมูลถูกปิดกั้นด้วยเหตุผลบางประการหรือหากผู้ที่พยายามสื่อสารไม่สามารถเข้าใจตัวเองได้ เพื่อที่จะเข้าใจว่าการสื่อสารคืออะไร - วัตถุประสงค์และคุณค่า - เราต้องเข้าใจรูปแบบกระบวนการสื่อสาร

ห้าขั้นตอนพื้นฐานในแบบจำลองกระบวนการสื่อสาร

ขั้นตอนที่ 1 กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณก่อนที่จะมีส่วนร่วมในการสื่อสารหรือเริ่มถ่ายทอดข้อความ

  • วัตถุประสงค์คืออะไร / คืออะไร?
  • คุณต้องการให้บุคคลที่ได้รับข้อความดำเนินการอะไรเมื่อพวกเขาเข้าใจข้อความแล้ว
  • เหตุใดข้อความจึงสำคัญ

ขั้นตอนที่ 2 ระบุผู้รับ (กลุ่มเป้าหมาย) ของการสื่อสารของคุณ

  • ทำให้สามารถปรับแต่งข้อความของคุณเพื่อความเข้าใจที่ดีที่สุด
  • ช่วยให้คุณกำหนดเป้าหมายผู้ที่เหมาะสมสำหรับการรับข้อความของคุณ

ขั้นตอนที่ # 3 เลือกวิธีการสื่อสารของคุณ


  • พิจารณาตามสิ่งที่คุณพยายามจะบรรลุ
  • พิจารณาระดับความสามารถของผู้รับ
  • เลือกรูปแบบที่เหมาะสมเช่นโทรศัพท์อีเมลการนำเสนอ Power Point เป็นต้น

ขั้นตอนที่ # 4 พิจารณาผู้รับของคุณ

  • ระดับความสามารถและความเข้าใจของผู้รับของคุณ
  • วิธีที่พวกเขาเรียนรู้และรับข้อมูลได้ดีที่สุดเช่นทางสายตาทางวาจา ฯลฯ
  • รวมวิธีการสื่อสารเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้รับทั้งหมดเช่นเอกสารประกอบคำบรรยายพร้อมคำอธิบายด้วยวาจา

ขั้นตอนที่ # 5 สอดคล้องกับการสื่อสารของคุณกับข้อเสนอแนะที่ได้รับ

  • มองหาฉันทามติแห่งความเข้าใจ
  • เปลี่ยนข้อความประเภทการสื่อสารรูปแบบน้ำเสียง ฯลฯ เมื่อได้รับข้อเสนอแนะ

กระบวนการสื่อสารอาจได้รับผลกระทบจากวิธีการส่งรับและตีความข้อมูลในสองวิธี:

  • เสียงรบกวน . การรบกวนใด ๆ ที่มีผลต่อข้อความที่ส่งรับหรือเข้าใจ
  • เสียงรบกวนทางสรีรวิทยา ความฟุ้งซ่านเกิดจากความคิดและความรู้สึกของเราเช่นความเหนื่อยล้าปวดหัวหิวโหยหรือปัจจัยอื่น ๆ
  • เสียงรบกวนทางกายภาพ . การรบกวนจากสิ่งแวดล้อมเช่นเสียงรบกวนจากผู้อื่นฝูงชนอุณหภูมิสูงหรือต่ำและแสงที่สว่างหรือสลัว
  • เสียงทางจิตวิทยา . ความรู้สึกและบุคลิกภาพของคน ๆ หนึ่งมีผลต่อการสื่อสารและการตีความที่มีประสิทธิภาพเช่นความรู้สึกปกป้องความหมกมุ่นหรืออคติ
  • เสียงความหมาย . คำพูดต้องเข้าใจร่วมกันเพื่อให้การสื่อสารเกิดขึ้น ภาษาทางเทคนิคหรือศัพท์แสงอาจทำให้เกิดความสับสน
  • บริบท . สภาพแวดล้อมและสถานการณ์ไม่ว่าจะเป็นทางกายภาพวัฒนธรรมหรือสังคมที่การสื่อสารเกิดขึ้นอาจส่งผลต่อการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ประสบความสำเร็จ

แบบจำลองกระบวนการสื่อสารช่วยให้เรากำหนดได้ว่าใครเกี่ยวข้องกับการสื่อสารและสิ่งที่ต้องเกิดขึ้น เป็นกรอบที่เราสามารถสร้างความสำเร็จในการสื่อสารส่วนบุคคลและองค์กร


แนวทางและกระบวนการสื่อสารในองค์กร

Organizational Communication Approaches and Processes

แม้ว่าคำจำกัดความของการสื่อสารในองค์กรจะมีอยู่มากมาย แต่สำหรับวัตถุประสงค์ของเราเราจะให้คำจำกัดความของการสื่อสารในองค์กรว่าเป็นการส่งและรับข้อความในสภาพแวดล้อมหรือสภาพแวดล้อมเฉพาะ (องค์กร) เพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันเป็นรายบุคคลและระหว่างบุคคล

กระบวนการสื่อสารในองค์กรเกี่ยวข้องกับการส่งและรับข้อความเป็นลายลักษณ์อักษร (ไม่ใช่คำพูด) หรือด้วยตนเอง (ด้วยวาจา) การสื่อสารในองค์กรส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการส่งข้อมูล อย่างไรก็ตามการสื่อสารที่ซับซ้อนมากขึ้นเช่นการแก้ไขความขัดแย้งต้องใช้ความสามารถในการประมวลผลความหมายและเจรจาต่อรองโดยใช้กฎขององค์กร

ไม่ว่าการสื่อสารจะถือว่าง่ายหรือซับซ้อนมากขึ้นเพื่อให้เกิดความเข้าใจข้อความจะต้องชัดเจนกระชับและหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาชายขอบทางการเมืองหรือวัฒนธรรม องค์กรต้องสร้างแบบจำลองทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพใน:

  • การสัมภาษณ์
  • การสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานในเชิงบวก
  • การประเมินผลการปฏิบัติงาน
  • แก้ปัญหาความขัดแย้ง
  • การตัดสินใจ
  • การจัดการความเครียด
  • การขัดเกลาทางสังคมในองค์กร
  • การนำเสนอรายบุคคลและกลุ่ม
  • การสื่อสารกับบุคคลภายนอก

การสื่อสารในองค์กรขึ้นอยู่กับบริบทและวัฒนธรรมเนื่องจากผู้คนส่งข้อความและข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษรทางอิเล็กทรอนิกส์และแบบตัวต่อตัว ลักษณะและหน้าที่ (บริบท) ของการสื่อสารที่มีผลต่อองค์กร นอกจากนี้แต่ละองค์กรยังมีวัฒนธรรมที่เป็นเอกลักษณ์ของตนเอง เพื่อให้การสื่อสารประสบความสำเร็จภายในองค์กรทั้งบริบทและวัฒนธรรมต้องสอดคล้องกันและทำงานร่วมกัน

การสื่อสารในองค์กรสร้างความสัมพันธ์ภายในกับสมาชิกขององค์กรและกับสาธารณะภายนอก ความสำเร็จขององค์กรขึ้นอยู่กับความสามารถของสมาชิกในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิผล พนักงานต้องการความสามารถในการนำเสนอต่อสาธารณะการฟังและการสื่อสารระหว่างบุคคลเพื่อให้สามารถสื่อสารในองค์กรได้สำเร็จ องค์กรที่ประสบความสำเร็จจะจัดให้มีการฝึกอบรมเพื่อประกันความสำเร็จของพนักงาน

การสื่อสารในองค์กรมีประโยชน์ต่อองค์กรหลายประการ:

  • การปรับตัวบุคลากรให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลง
  • ปฏิบัติงานตามขั้นตอนนโยบายและระเบียบที่สนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวันอย่างต่อเนื่อง
  • ทำงานที่เกี่ยวข้องกับบทบาทและความรับผิดชอบเฉพาะของการขายบริการและการผลิต
  • การพัฒนาความสัมพันธ์เพื่อการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จโดยพิจารณาจากความพึงพอใจในงานขวัญกำลังใจและทัศนคติของแต่ละบุคคล
  • วางแผนประสานงานและควบคุมการดำเนินการจัดการ

สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจแนวทางและกระบวนการสื่อสารในองค์กรสำหรับการพัฒนาและปรับแต่งการสื่อสารของพนักงาน แต่ละองค์กรต้องกำหนดแนวทางของตนเองเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิผลกำหนดกระบวนการที่จะวางไว้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารทั้งภายในและภายนอก

องค์กรต้องมีนักสื่อสารที่มีความสามารถเพื่อให้การดำเนินงานประจำวันประสบความสำเร็จ ตั้งแต่เว็บไซต์ของ บริษัท ผ่านคู่มือพนักงานไปจนถึงการสัมภาษณ์การเลิกจ้างการสื่อสารทุกแง่มุมในองค์กรต้องทำงานร่วมกันเพื่อสื่อสารเจตนารมณ์วัฒนธรรมและความมุ่งมั่นขององค์กรต่อบุคลากรทั้งภายในและภายนอก

กระบวนการสื่อสารทางอีเมล

อีเมลเป็นตัวเลือกที่หลายคนใช้เป็นสื่อกลางในการส่งข้อความ แม้ว่าจะใช้งานง่ายและรวดเร็ว แต่ก็ต้องแน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจกระบวนการและวัตถุประสงค์ของการสื่อสารทางอีเมลเพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบของการสื่อสารทางอีเมลมีห้าองค์ประกอบ:

# 1 ผู้ส่ง

การสื่อสารทางอีเมลที่ประสบความสำเร็จต้องการให้ผู้ส่ง (หรือที่เรียกว่าแหล่งที่มาหรือผู้สื่อสาร) เข้ารหัสข้อความด้วยการผสมผสานระหว่างกราฟสัญลักษณ์คำและรูปภาพเพื่อให้ได้การตอบสนองที่ต้องการ

# 2 ผู้รับ

ผู้รับ (ล่าม) จะเข้าใจข้อความอีเมลของผู้ส่งโดยการถอดรหัสและตีความ

# 3 ข้อความ

ข้อความหรือเนื้อหาของอีเมลเป็นข้อมูลที่ผู้ส่งต้องการส่งต่อไปยังผู้รับ

# 4 สื่อ

สื่อที่เรียกว่าช่องสัญญาณเป็นวิธีการที่เลือกใช้ในการส่งข้อความ ด้วยอีเมลสื่อกลางคือคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์มือถือ

# 5 ข้อเสนอแนะ

เมื่อส่งอีเมลรับและทำความเข้าใจอีเมลเรียบร้อยแล้วการตอบสนองใด ๆ ที่บ่งชี้ถึงความเข้าใจจากผู้รับไม่ว่าจะเป็นทางวาจาหรือลายลักษณ์อักษรจะถือว่าเป็นข้อเสนอแนะ คำติชมช่วยให้เราพิจารณาได้ว่าเราบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่

อีเมลทำให้ง่ายต่อการสื่อสารกับผู้อื่นในทุกเวลาและทุกสถานที่โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการมาของสมาร์ทโฟน นอกจากนี้ผู้รับยังสามารถตอบได้ทันที อย่างไรก็ตามพร้อมกับประโยชน์ของวิธีการสื่อสารนี้มีปัญหาบางอย่าง เราต้องจำไว้ว่าอีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารและไม่อนุญาตให้ใช้เพื่อขับเคลื่อนการกระทำของเรา แต่ควรใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายการสื่อสารของเรา เพื่อทำสิ่งนี้:

ทำให้อีเมลของคุณกระชับ

ผู้คนคาดหวังว่าการสื่อสารทางอีเมลจะตรงและตรงประเด็น สองสามบรรทัดแรกควรสื่อถึงเจตนาของอีเมลของคุณและแจ้งให้ผู้รับของคุณทราบว่าหากจำเป็นต้องมีการตอบกลับเนื่องจากระบบต่างๆอนุญาตให้ผู้รับอ่านจุดเริ่มต้นของอีเมลก่อนที่จะเปิด

  • เป็นมืออาชีพ ไม่สำคัญว่าอีเมลของคุณจะส่งถึงใคร - เจ้านายของคุณผู้จัดการฝ่ายการจ้างงานหรือเพื่อนร่วมงานเนื้อหาของคุณควรมีความเป็นมืออาชีพในเนื้อหาและองค์ประกอบ อย่าใช้ศัพท์แสงในการส่งข้อความใบหน้าที่ยิ้มแบบอักษรที่ทำให้สับสนหรือกราฟิกที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการสนทนา การทำเช่นนี้จะทำให้มีโอกาสอ่านและอ่านอย่างจริงจังน้อยลง
  • สุภาพ. อย่าเริ่มต้นอีเมลของคุณด้วยคำสั่ง แต่ควรใช้คำทักทายเช่น“ สวัสดี” และชื่อของผู้รับ หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์เนื่องจากสื่อถึงการตะโกน ปิดอีเมลของคุณด้วย 'ขอบคุณ' ตามด้วยชื่อของคุณ
  • อย่าปล่อยให้อีเมลเข้ามาแทนที่การสื่อสารแบบตัวต่อตัว การสนทนาบางอย่างทำงานได้ดีขึ้นด้วยตนเอง อย่าใช้อีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารแบบตัวต่อตัว หากอีเมลไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารให้เลือกวิธีอื่น การสื่อสารทางอีเมลจะต้องมีประสิทธิภาพชัดเจนกระชับและเข้าใจได้ กระบวนการสื่อสารทางอีเมลต่อไปนี้ช่วยรับประกันว่าอีเมลของคุณเป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
  • กำหนดวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าควรจะรบกวนส่งข้อความหรือไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ของคุณระบุไว้อย่างชัดเจนในย่อหน้าแรก
  • พิจารณาว่าคุณต้องการให้ผู้รับอีเมลดำเนินการอย่างไร
  • ทำงานให้เสร็จ เช่นโทรหาใครบางคนหรือสั่งอะไรบางอย่าง
  • ตอบกลับตามข้อมูลที่ร้องขอ
  • อ่านอีเมลโดยไม่ต้องตอบกลับ
  • ตัดสินใจว่าคุณต้องการข้อมูลสนับสนุนหรือไม่ ระบุและแนบเอกสารหรือข้อมูลสนับสนุนใด ๆ และทั้งหมด
  • ใช้หัวเรื่องเพื่อสรุปเจตจำนงของข้อความของคุณ กรอกหัวเรื่องให้ครบถ้วนหลังจากเขียนอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการสรุปเนื้อหาข้อความของคุณเนื่องจากจะกระตุ้นให้ผู้รับเปิดและตอบกลับข้อความของคุณ

การสื่อสารทางอีเมลมีบทบาทสำคัญในชีวิตการทำงานประจำวันเพิ่มคุณค่าและอำนวยความสะดวกทางธุรกิจด้วยความสามารถในการแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยไม่คำนึงถึงสถานที่และเวลา อย่างไรก็ตามพนักงานมักบ่นเกี่ยวกับอีเมลจำนวนมากที่ได้รับและสิ่งที่พวกเขาต้องดำเนินการ นอกจากนี้ความสามารถในการใช้อีเมลได้ตลอดเวลาหมายความว่าพนักงานมักมีเวลาว่างจากงานที่ถูกขัดจังหวะด้วยอีเมลขององค์กร พนักงานต้องมีความรู้สึกในการควบคุมส่วนบุคคลเพื่อหลีกเลี่ยงความเครียดที่เกี่ยวข้องกับงานและสิ่งนี้จะขยายไปถึงความสามารถในการรับและตอบกลับอีเมลตามความเหมาะสมและเมื่อเหมาะสม

สรุป

การสื่อสารเป็นกระบวนการส่งและรับข้อความทั้งทางวาจาและไม่ใช้คำพูด เนื่องจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่การพูดคนเดียวจึงจะมีผลก็ต่อเมื่อได้รับคำตอบที่ต้องการจากผู้รับเท่านั้น ในการเป็นนักสื่อสารที่ประสบความสำเร็จต้องถ่ายทอดข้อมูลความคิดและความรู้สึกอย่างเพียงพอเพื่อกระตุ้นสอนและแจ้งให้ผู้อื่นทราบ เราต้องเลือกสื่อที่ดีที่สุดรู้จักผู้รับและใช้ความคิดเห็นเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพของการสื่อสารและแก้ไขตามนั้น การใช้ข้อมูลและเครื่องมือในบทความนี้สามารถช่วยให้เข้าใจและใช้กระบวนการสื่อสารเพื่อเป็นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิผล