ทุกครั้งที่มีคนสองคนขึ้นไปแลกเปลี่ยนข้อความพวกเขามีส่วนร่วมในกระบวนการสื่อสารขั้นพื้นฐาน ฟังดูเรียบง่ายใช่ไหม อย่างไรก็ตามกระบวนการสื่อสารค่อนข้างซับซ้อน ไม่เพียง แต่มีองค์ประกอบหลายอย่าง แต่ความชัดเจนและบริบทของข้อความอาจได้รับอิทธิพลทั้งในทางบวกหรือทางลบจากหลายปัจจัย
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจกระบวนการสื่อสารเพื่อให้สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงการตีความผิด ในบทความนี้เราจะดูองค์ประกอบของการสื่อสารและรูปแบบกระบวนการสื่อสาร จากนั้นเราจะสำรวจแนวทางและกระบวนการสื่อสารในองค์กร สุดท้ายนี้เราจะพูดถึงกระบวนการสื่อสารทางอีเมล
สารบัญ
การสื่อสารเป็นกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อความทางวาจาและไม่ใช่คำพูด เราสามารถระบุการสื่อสารได้โดยกำหนดส่วนประกอบดังนี้:
บริบทคือสภาพแวดล้อมที่การสื่อสารเกิดขึ้นและรวมถึงองค์กรวัฒนธรรมและชุมชน นอกจากนี้สิ่งเร้าภายนอกเช่นการประชุมการสนทนาแบบสบาย ๆ อีเมลบันทึกช่วยจำ ฯลฯ และสิ่งเร้าภายในเช่นความคิดเห็นและอารมณ์มีอิทธิพลต่อบริบท เฉพาะเมื่อพิจารณาทุกแง่มุมของบริบทแล้วจะสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ผู้ส่งใช้คำสัญลักษณ์กราฟและรูปภาพในการสื่อสารร่วมกัน ลำโพงเป็นตัวเข้ารหัสในการสื่อสารด้วยปากเปล่าและตัวเขียนเป็นตัวเข้ารหัสในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
ข้อมูลที่แลกเปลี่ยนระหว่างผู้ส่งและผู้รับจะสร้างข้อความขึ้นมาโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจ ผู้ส่งข้อความจะต้องพิจารณาบริบทเพื่อให้ข้อความนั้นเข้าใจได้ นอกจากนี้ข้อความต้องมีภาษาที่ชัดเจนพร้อมคำจำกัดความตัวอย่างหรือกราฟิกที่จำเป็นเพื่อประกันความเข้าใจ
สื่อ - ช่องทางที่ข้อความถูกส่งอาจเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์เสียงหรือการพิมพ์ การเลือกสื่อได้รับอิทธิพลจาก:
ใช้สื่อปากเปล่าเมื่อข้อความของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วนส่วนบุคคลหรือเมื่อต้องการความคิดเห็นในทันที ใช้สื่อที่เป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อเป็นทางเทคนิคเป็นทางการหรือจำเป็นต้องจัดทำเป็นเอกสาร
ผู้ฟังหรือผู้อ่านการสื่อสารตีความข้อความ ผู้รับได้รับอิทธิพลจากบริบทเช่นเดียวกับสิ่งเร้าภายนอกและภายใน หากผู้รับมีความคิดเห็นที่เอนเอียงหรือมีความเข้าใจผิดอาจไม่ได้รับข้อความที่ถูกต้อง ทัศนคติและบุคลิกภาพมีอิทธิพลต่อผู้รับสารด้วย
ข้อเสนอแนะคือการตอบสนองของผู้รับ - ปฏิกิริยาของพวกเขาต่อการสื่อสาร ความเงียบอาจเป็นรูปแบบหนึ่งของการตอบรับหรือผู้รับอาจตอบด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษร คำติชมใช้เพื่อยืนยันว่าเข้าใจข้อความและได้ดำเนินการใด ๆ ที่จำเป็นแล้ว
ส่วนประกอบทั้งหมดต้องทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้กระบวนการสื่อสารสมบูรณ์และถ่ายทอดข้อความที่ตั้งใจไว้
กระบวนการสื่อสารหมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูล (ข้อความ) ระหว่างคนสองคนหรือมากกว่า เพื่อให้การแลกเปลี่ยนนี้ประสบความสำเร็จทั้งสองฝ่ายต้องมีความสามารถในการแลกเปลี่ยนข้อมูลและทำความเข้าใจซึ่งกันและกัน การสื่อสารล้มเหลวหากการไหลของข้อมูลถูกปิดกั้นด้วยเหตุผลบางประการหรือหากผู้ที่พยายามสื่อสารไม่สามารถเข้าใจตัวเองได้ เพื่อที่จะเข้าใจว่าการสื่อสารคืออะไร - วัตถุประสงค์และคุณค่า - เราต้องเข้าใจรูปแบบกระบวนการสื่อสาร
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณก่อนที่จะมีส่วนร่วมในการสื่อสารหรือเริ่มถ่ายทอดข้อความ
ขั้นตอนที่ 2 ระบุผู้รับ (กลุ่มเป้าหมาย) ของการสื่อสารของคุณ
ขั้นตอนที่ # 3 เลือกวิธีการสื่อสารของคุณ
ขั้นตอนที่ # 4 พิจารณาผู้รับของคุณ
ขั้นตอนที่ # 5 สอดคล้องกับการสื่อสารของคุณกับข้อเสนอแนะที่ได้รับ
กระบวนการสื่อสารอาจได้รับผลกระทบจากวิธีการส่งรับและตีความข้อมูลในสองวิธี:
แบบจำลองกระบวนการสื่อสารช่วยให้เรากำหนดได้ว่าใครเกี่ยวข้องกับการสื่อสารและสิ่งที่ต้องเกิดขึ้น เป็นกรอบที่เราสามารถสร้างความสำเร็จในการสื่อสารส่วนบุคคลและองค์กร
แม้ว่าคำจำกัดความของการสื่อสารในองค์กรจะมีอยู่มากมาย แต่สำหรับวัตถุประสงค์ของเราเราจะให้คำจำกัดความของการสื่อสารในองค์กรว่าเป็นการส่งและรับข้อความในสภาพแวดล้อมหรือสภาพแวดล้อมเฉพาะ (องค์กร) เพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันเป็นรายบุคคลและระหว่างบุคคล
กระบวนการสื่อสารในองค์กรเกี่ยวข้องกับการส่งและรับข้อความเป็นลายลักษณ์อักษร (ไม่ใช่คำพูด) หรือด้วยตนเอง (ด้วยวาจา) การสื่อสารในองค์กรส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการส่งข้อมูล อย่างไรก็ตามการสื่อสารที่ซับซ้อนมากขึ้นเช่นการแก้ไขความขัดแย้งต้องใช้ความสามารถในการประมวลผลความหมายและเจรจาต่อรองโดยใช้กฎขององค์กร
ไม่ว่าการสื่อสารจะถือว่าง่ายหรือซับซ้อนมากขึ้นเพื่อให้เกิดความเข้าใจข้อความจะต้องชัดเจนกระชับและหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาชายขอบทางการเมืองหรือวัฒนธรรม องค์กรต้องสร้างแบบจำลองทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพใน:
การสื่อสารในองค์กรขึ้นอยู่กับบริบทและวัฒนธรรมเนื่องจากผู้คนส่งข้อความและข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษรทางอิเล็กทรอนิกส์และแบบตัวต่อตัว ลักษณะและหน้าที่ (บริบท) ของการสื่อสารที่มีผลต่อองค์กร นอกจากนี้แต่ละองค์กรยังมีวัฒนธรรมที่เป็นเอกลักษณ์ของตนเอง เพื่อให้การสื่อสารประสบความสำเร็จภายในองค์กรทั้งบริบทและวัฒนธรรมต้องสอดคล้องกันและทำงานร่วมกัน
การสื่อสารในองค์กรสร้างความสัมพันธ์ภายในกับสมาชิกขององค์กรและกับสาธารณะภายนอก ความสำเร็จขององค์กรขึ้นอยู่กับความสามารถของสมาชิกในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิผล พนักงานต้องการความสามารถในการนำเสนอต่อสาธารณะการฟังและการสื่อสารระหว่างบุคคลเพื่อให้สามารถสื่อสารในองค์กรได้สำเร็จ องค์กรที่ประสบความสำเร็จจะจัดให้มีการฝึกอบรมเพื่อประกันความสำเร็จของพนักงาน
การสื่อสารในองค์กรมีประโยชน์ต่อองค์กรหลายประการ:
สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจแนวทางและกระบวนการสื่อสารในองค์กรสำหรับการพัฒนาและปรับแต่งการสื่อสารของพนักงาน แต่ละองค์กรต้องกำหนดแนวทางของตนเองเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิผลกำหนดกระบวนการที่จะวางไว้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารทั้งภายในและภายนอก
องค์กรต้องมีนักสื่อสารที่มีความสามารถเพื่อให้การดำเนินงานประจำวันประสบความสำเร็จ ตั้งแต่เว็บไซต์ของ บริษัท ผ่านคู่มือพนักงานไปจนถึงการสัมภาษณ์การเลิกจ้างการสื่อสารทุกแง่มุมในองค์กรต้องทำงานร่วมกันเพื่อสื่อสารเจตนารมณ์วัฒนธรรมและความมุ่งมั่นขององค์กรต่อบุคลากรทั้งภายในและภายนอก
อีเมลเป็นตัวเลือกที่หลายคนใช้เป็นสื่อกลางในการส่งข้อความ แม้ว่าจะใช้งานง่ายและรวดเร็ว แต่ก็ต้องแน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจกระบวนการและวัตถุประสงค์ของการสื่อสารทางอีเมลเพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
องค์ประกอบของการสื่อสารทางอีเมลมีห้าองค์ประกอบ:
# 1 ผู้ส่ง
การสื่อสารทางอีเมลที่ประสบความสำเร็จต้องการให้ผู้ส่ง (หรือที่เรียกว่าแหล่งที่มาหรือผู้สื่อสาร) เข้ารหัสข้อความด้วยการผสมผสานระหว่างกราฟสัญลักษณ์คำและรูปภาพเพื่อให้ได้การตอบสนองที่ต้องการ
# 2 ผู้รับ
ผู้รับ (ล่าม) จะเข้าใจข้อความอีเมลของผู้ส่งโดยการถอดรหัสและตีความ
# 3 ข้อความ
ข้อความหรือเนื้อหาของอีเมลเป็นข้อมูลที่ผู้ส่งต้องการส่งต่อไปยังผู้รับ
# 4 สื่อ
สื่อที่เรียกว่าช่องสัญญาณเป็นวิธีการที่เลือกใช้ในการส่งข้อความ ด้วยอีเมลสื่อกลางคือคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์มือถือ
# 5 ข้อเสนอแนะ
เมื่อส่งอีเมลรับและทำความเข้าใจอีเมลเรียบร้อยแล้วการตอบสนองใด ๆ ที่บ่งชี้ถึงความเข้าใจจากผู้รับไม่ว่าจะเป็นทางวาจาหรือลายลักษณ์อักษรจะถือว่าเป็นข้อเสนอแนะ คำติชมช่วยให้เราพิจารณาได้ว่าเราบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่
อีเมลทำให้ง่ายต่อการสื่อสารกับผู้อื่นในทุกเวลาและทุกสถานที่โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการมาของสมาร์ทโฟน นอกจากนี้ผู้รับยังสามารถตอบได้ทันที อย่างไรก็ตามพร้อมกับประโยชน์ของวิธีการสื่อสารนี้มีปัญหาบางอย่าง เราต้องจำไว้ว่าอีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารและไม่อนุญาตให้ใช้เพื่อขับเคลื่อนการกระทำของเรา แต่ควรใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายการสื่อสารของเรา เพื่อทำสิ่งนี้:
ผู้คนคาดหวังว่าการสื่อสารทางอีเมลจะตรงและตรงประเด็น สองสามบรรทัดแรกควรสื่อถึงเจตนาของอีเมลของคุณและแจ้งให้ผู้รับของคุณทราบว่าหากจำเป็นต้องมีการตอบกลับเนื่องจากระบบต่างๆอนุญาตให้ผู้รับอ่านจุดเริ่มต้นของอีเมลก่อนที่จะเปิด
การสื่อสารทางอีเมลมีบทบาทสำคัญในชีวิตการทำงานประจำวันเพิ่มคุณค่าและอำนวยความสะดวกทางธุรกิจด้วยความสามารถในการแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยไม่คำนึงถึงสถานที่และเวลา อย่างไรก็ตามพนักงานมักบ่นเกี่ยวกับอีเมลจำนวนมากที่ได้รับและสิ่งที่พวกเขาต้องดำเนินการ นอกจากนี้ความสามารถในการใช้อีเมลได้ตลอดเวลาหมายความว่าพนักงานมักมีเวลาว่างจากงานที่ถูกขัดจังหวะด้วยอีเมลขององค์กร พนักงานต้องมีความรู้สึกในการควบคุมส่วนบุคคลเพื่อหลีกเลี่ยงความเครียดที่เกี่ยวข้องกับงานและสิ่งนี้จะขยายไปถึงความสามารถในการรับและตอบกลับอีเมลตามความเหมาะสมและเมื่อเหมาะสม
การสื่อสารเป็นกระบวนการส่งและรับข้อความทั้งทางวาจาและไม่ใช้คำพูด เนื่องจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่การพูดคนเดียวจึงจะมีผลก็ต่อเมื่อได้รับคำตอบที่ต้องการจากผู้รับเท่านั้น ในการเป็นนักสื่อสารที่ประสบความสำเร็จต้องถ่ายทอดข้อมูลความคิดและความรู้สึกอย่างเพียงพอเพื่อกระตุ้นสอนและแจ้งให้ผู้อื่นทราบ เราต้องเลือกสื่อที่ดีที่สุดรู้จักผู้รับและใช้ความคิดเห็นเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพของการสื่อสารและแก้ไขตามนั้น การใช้ข้อมูลและเครื่องมือในบทความนี้สามารถช่วยให้เข้าใจและใช้กระบวนการสื่อสารเพื่อเป็นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิผล