15+ เคล็ดลับวิธีพัฒนาทักษะการสื่อสาร

การสื่อสารเกี่ยวข้องมากกว่าการแลกเปลี่ยนข้อมูล ในการเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิผลคุณต้องเข้าใจผู้ฟังวัดน้ำเสียงและระดับเสียงดูภาษากายและใช้ทักษะการสื่อสารอื่น ๆ บทความนี้ไม่เพียงอธิบายถึงสิ่งที่ก่อให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังนำเสนอทักษะที่จำเป็นในการเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิผลอีกด้วย

สารบัญ

• 1 ทักษะการสื่อสารขั้นพื้นฐานที่มีประสิทธิภาพ
  • 1.1 วางแผนและเตรียมสิ่งที่คุณกำลังจะพูด
  • 1.2 รู้จักผู้ชมของคุณ
  • 1.3 ใช้ภาษากายอย่างมีประสิทธิภาพ
  • 1.4 ตั้งค่าน้ำเสียงที่ดีและอัตราการพูด
  • 1.5 การปฏิบัติ
• 2 ทักษะการฟังเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
• 3 กลายเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิผลที่ยอดเยี่ยม
  • 3.1 แสดงความชื่นชมและยกย่อง
  • 3.2 เชื่อมต่อกับผู้ฟังของคุณ
  • 3.3 ยังคงเป็นบวก
  • 3.4 มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ที่ต้องการ
  • 3.5 ให้และขอคำติชม
  • 3.6 ตั้งเจตนาที่ดีที่สุด
  • 3.7 การติดตามผลหลังจากการสื่อสารของคุณ
• 4 การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพ
  • 4.1 เก็บบันทึกที่ถูกต้อง
  • 4.2 กำหนดเวลาการตอบกลับของคุณ
  • 4.3 อ่านและตอบสนองต่อการสื่อสารทั้งหมด
  • 4.4 ตรวจสอบการตอบสนองสำหรับการสะกดและไวยากรณ์ที่ถูกต้อง
• 5 อุปสรรคในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
  • 5.1 กระทู้ที่เกี่ยวข้อง

ทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลบางอย่างสามารถใช้ได้ในทุกสถานการณ์ คนอื่นนำไปใช้กับอาชีพของคุณหรือในชีวิตส่วนตัวของคุณเท่านั้น หากคุณประสบปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ในที่ทำงานคุณอาจต้องพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณ

• ทำร้ายความรู้สึกของผู้อื่น
• บ่อยครั้งที่ถูกเข้าใจผิด
• ปัญหาเมื่อต้องทำงานเป็นทีม
• ขาดความก้าวหน้าในอาชีพการงาน

ทักษะการสื่อสารที่ไม่ดีมักทำให้เกิดปัญหาในชีวิตสมรส คุณอาจต้องการสนทนาที่ดีขึ้นในชีวิตทางสังคมหรือปรับปรุงความสามารถในการสื่อสารในที่ทำงาน ไม่ว่าความต้องการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพของคุณจะเป็นอย่างไรข้อมูลต่อไปนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าคุณมีทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพหรือไม่และปรับปรุงสิ่งที่คุณคิดว่าไม่มีประสิทธิผล

ทักษะการสื่อสารขั้นพื้นฐานที่มีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าคุณจะสื่อสารแบบตัวต่อตัวหรือนำเสนอข้อความถึงกลุ่มก็ตามมีทักษะการสื่อสารขั้นพื้นฐานที่มีประสิทธิผลบางอย่างที่ใช้ได้ในทุกสถานการณ์การพูด ดูทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต่อไปนี้ที่คุณมีอยู่แล้วและเพิ่มทักษะที่คุณยังขาด

วางแผนและเตรียมสิ่งที่คุณกำลังจะพูด

วางแผนการนำเสนอกลุ่มและการสนทนาส่วนตัวล่วงหน้า แม้ว่าการนำเสนอที่ดูเป็นธรรมชาติจะเป็นที่พึงปรารถนา แต่จนกว่าคุณจะพัฒนาทักษะนี้ก็ไม่มีอะไรผิดในการใช้สคริปต์ หากจำเป็นต้องสื่อสารตรงจุดให้หยุดและใช้เวลาสักครู่เพื่อคิดก่อนพูด เมื่อคุณมีส่วนร่วมในการสื่อสารให้พูดอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมาเสมอเพราะคุณจะได้รับความเคารพจากใครก็ตามที่กำลังฟังคุณ

นึกถึงสิ่งที่คุณสามารถแบ่งปันในการสนทนาส่วนตัว เรื่องตลกมักจะใช้ได้ผลดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นเรื่องที่เพิ่งเกิดขึ้นกับคุณ อยู่ห่างจากหัวข้อที่มีการโต้เถียงเช่นการเมืองศาสนา ฯลฯ - และให้โอกาสอีกฝ่ายได้พูด คำถามทำงานได้ดีเพียงแค่ทำให้เบาและไม่เป็นส่วนตัว

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เฉพาะคำที่คุณคุ้นเคย หากคุณกำลังเขียนงานนำเสนอให้ตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดก่อนที่จะนำเสนอ เป้าหมายของคุณคือให้ผู้ชมเข้าใจได้ง่าย

รู้จักผู้ชมของคุณ

สิ่งที่คุณพูดและวิธีการพูดจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากได้รับการออกแบบมาสำหรับผู้ฟังที่คุณกำลังพูดด้วย คุณควรใช้น้ำเสียงและรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันกับครอบครัวเจ้านายและเพื่อนร่วมงานของคุณ การสนทนาจะแตกต่างกับเพื่อนและคนที่เราไม่รู้จัก นักสื่อสารที่มีประสิทธิผลรู้วิธีที่จะทำให้ผู้ฟังสนใจและเคารพมุมมองของพวกเขาเมื่อพูด

วิธีทำทรายพระจันทร์

ใช้ภาษากายอย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ว่าคุณจะไม่ได้พูด แต่คุณก็สื่อสารด้วยภาษากายของคุณอยู่ตลอดเวลา หากคุณเรียนรู้ที่จะใช้ภาษากายอย่างมีประสิทธิภาพและอ่านภาษากายของผู้อื่นคุณจะสามารถสื่อสารได้ ตัวอย่างเช่น:

• การไม่สบตาแสดงถึงความว้าวุ่นใจหรือไม่สนใจ
• การถอนหายใจและการหาวมักเป็นสัญญาณของความเหนื่อยล้าทางจิตใจหรือร่างกายหรือความเบื่อหน่าย
• การไขว้แขนหรือการแตะเท้าหรือนิ้วบ่งบอกว่าคุณหรือผู้ฟังของคุณไม่ได้รับการสนับสนุนในการสนทนาหรือโกรธ

สัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดเหล่านี้บ่งชี้ว่าคุณหรือผู้ฟังของคุณไม่ได้เปิดกว้างสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิผล

ใช้ภาษากายของคุณเช่นการแสดงออกทางสีหน้าท่าทางและการเคลื่อนไหวร่างกายเพื่อเพิ่มเนื้อหาในข้อความของคุณและเสริมสร้างสิ่งที่คุณกำลังพูด เพียงแค่พยักหน้าหรือส่ายหัวก็สามารถเพิ่มความหมายให้กับเนื้อหาได้ นอกจากนี้ให้พิจารณาอายุสภาพอารมณ์และภูมิหลังทางวัฒนธรรมของผู้ฟังของคุณ

ตั้งเสียงที่ดีและการพูด

ใช้ระดับเสียงและน้ำเสียงที่เหมาะสมเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ พูดเสียงดังพอที่จะพูดถึงกลุ่มที่จะได้ยิน แต่ลดระดับเสียงลงในการสนทนาส่วนตัว น้ำเสียงของคุณควรสะท้อนถึงอารมณ์ด้วย อย่าพูดด้วยเสียงเดียว น้ำเสียงของคุณควรแตกต่างกันไปตามอายุขนาดกลุ่มและหัวข้อการสื่อสารที่แตกต่างกัน

นักสื่อสารที่มีประสิทธิผลรู้ว่าจะพูดอย่างไร พูดอย่างชัดเจนและน่าทึ่งในแต่ละคำ หากคุณต้องการทำเช่นนั้นให้หยุดเพื่อรวบรวมความคิดของคุณ จำไว้ว่าความเงียบไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องเลวร้ายเสมอไป คุณต้องการควบคุมสิ่งที่คุณพูด

การปฏิบัติ

วิธีที่ดีที่สุดในการพัฒนาทักษะการสื่อสารคือการฝึกฝน เลือกสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงต่ำเพื่อฝึกฝนทักษะที่คุณกำลังเรียนรู้จนกว่าคุณจะรู้สึกสบายใจกับกลุ่มใหญ่ สถานการณ์ทางสังคมที่คุณไม่รู้จักผู้เข้าร่วมจำนวนมากเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ดูปฏิกิริยาของผู้ฟังเพื่อพิจารณาว่าคุณใช้การสื่อสารที่มีประสิทธิผลเพียงใด ส่วนถัดไปจะกล่าวถึงความสำคัญของทักษะการฟังที่ดีเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและแบ่งปันวิธีการพัฒนาทักษะเหล่านั้น

ทักษะการฟังเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

นักสื่อสารที่มีประสิทธิผลตระหนักดีว่าการสนทนาเกี่ยวข้องกับทั้งการพูดและการฟังที่มีประสิทธิภาพ เรียนรู้ที่จะมีส่วนร่วมในสิ่งที่ผู้พูดพูดโดยพัฒนาทักษะต่อไปนี้

• โฟกัสที่ลำโพงโดยสมบูรณ์
• เข้าใจอารมณ์ที่กำลังสื่อสาร.
• มองหาตัวชี้นำที่ไม่ใช่คำพูด - น้ำเสียงและระดับเสียงภาษากาย ฯลฯ
• ใช้ประโยชน์จากความสามารถทางกายภาพของคุณ:
• ฟังด้วยหูขวาเพื่อกระตุ้นสมองซีกซ้ายซึ่งประมวลผลความเข้าใจทางอารมณ์และคำพูด
• ยืนตรงโดยเอาคางลงเพื่อรับความถี่ในการพูดที่สูงขึ้น
• เอนหรือเอียงศีรษะไปทางลำโพง
• อย่าขัดจังหวะ แต่รอจนกว่าคนที่พูดจะจบลงด้วยความคิดของพวกเขา
• ตอบสิ่งที่กำลังพูดด้วยการพยักหน้ายิ้มและแสดงความคิดเห็นสั้น ๆ เช่น“ จริงเหรอ” “ ฉันเห็น” ฯลฯ

คุณไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยกับทุกสิ่งที่คน ๆ หนึ่งพูด อย่างไรก็ตามคุณต้องแสดงความเคารพต่อความคิดเห็นของผู้อื่น การฟังอย่างกระตือรือร้นไม่เพียง แต่เกี่ยวข้องกับการให้ความสนใจกับสิ่งที่กำลังพูดเท่านั้น แต่ยังต้องละเว้นการตัดสินและตอบสนองต่อการสื่อสารของผู้อื่นอย่างเป็นกลาง ตอนนี้เราจะดูว่าผู้สื่อสารที่มีประสิทธิผลตอบสนองและผูกพันกับผู้อื่นอย่างไร

กลายเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิผลที่ยอดเยี่ยม

นักสื่อสารที่ประสบความสำเร็จอย่างมากรู้วิธีตอบสนองต่อการสื่อสารของผู้อื่นอย่างมีประสิทธิผล การทำเช่นนี้จะช่วยสร้างความผูกพันหากไม่ใช่กับผู้สื่อสารด้วยเนื้อหาของข้อความของพวกเขา นักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงจะก้าวไปอีกขั้นไม่เพียง แต่จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากทุกการสนทนาที่พวกเขามีส่วนร่วม แต่ยังมอบประสบการณ์ที่น่าจดจำให้กับผู้ฟังด้วย เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยให้ไม่เพียง แต่เป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ แต่ยังเป็นผู้ที่ยอดเยี่ยมอีกด้วย!

แสดงความชื่นชมและสรรเสริญ

เมื่อใดก็ตามที่คุณกำลังพูดกับกลุ่มหรือมีส่วนร่วมในการสนทนาที่ยืดยาวให้แสดงความขอบคุณสำหรับเวลาที่ผู้ฟังมอบให้คุณ นอกจากนี้รับรู้แสดงความคิดเห็นหรือชมเชยข้อมูลใด ๆ ที่ผู้ฟังของคุณมีส่วนร่วม การทำเช่นนี้ช่วยสร้างสายสัมพันธ์ซึ่งเป็นลักษณะสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

เชื่อมต่อกับผู้ฟังของคุณ

แนวคิดนี้จะช่วยให้คุณรู้จักผู้ชมของคุณในระดับใหม่และมากขึ้น สถานที่ของการสนทนาหรือสุนทรพจน์หัวข้อและแม้แต่รูปลักษณ์ของผู้ฟังของคุณสามารถให้เบาะแสที่ทำให้คุณสามารถเชื่อมต่อในระดับส่วนตัวได้ ขอให้แน่ใจว่าคุณหลีกเลี่ยงหัวข้อที่ขัดแย้งเช่นการเมืองและศาสนา

ยังคงเป็นบวก

นักสื่อสารที่มีประสิทธิผลรู้ถึงความสำคัญของการคิดเชิงบวกที่เหลืออยู่ โดยทำดังนี้

• หลีกเลี่ยงการปฏิเสธหรือบ่น
• ดูภาษาเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้ใช้คำหรือวลีที่สำคัญและโจมตี
• หากคุณต้องแสดงความไม่พอใจหรือกังวลให้ใช้คำพูดที่ให้กำลังใจ - เป็นสิ่งที่ท้าทาย แต่เป็นไปได้

มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ที่ต้องการ

นักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะรู้ว่าพวกเขาต้องการบรรลุผลอะไรก่อนที่จะเริ่มสื่อสาร การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณยังคงอยู่ในหัวข้อและเปลี่ยนทิศทางของการสนทนาหากจำเป็น กำหนดสิ่งที่คุณต้องการจะทำให้สำเร็จก่อนเริ่มพูด ตัวอย่างเช่นคุณ:

• การถ่ายทอดข้อเท็จจริง
• ต้องการแก้ไขความขัดแย้ง
• ขอคำแนะนำ
• ความผูกพันทางสังคม

ผลลัพธ์ที่คุณต้องการจะบรรลุจะกำหนดขั้นตอนและเนื้อหาของการสนทนา

ให้และขอคำติชม

การขอข้อมูลและข้อเสนอแนะช่วยยืนยันการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จโดยแจ้งให้คุณทราบว่าคุณได้รับฟังและเข้าใจ ใช้คำถามและวลีเช่น:

• คุณได้ตกลงที่จะ . .
• ดูเหมือนว่าคุณกำลังพูด . .
• คุณหมายถึงอะไร. . .?
• ฉันเข้าใจคุณถูกต้องหรือไม่?

การชี้แจงผู้ฟังเป็นการเชื่อมโยงกับสิ่งที่คุณกำลังพูดเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คุณยังสามารถพูดซ้ำสองสามคำสุดท้ายของอีกฝ่ายเพื่อให้มีส่วนร่วมและยืนยันว่าคุณกำลังฟังอยู่

ถือว่าเจตนาดีที่สุด

บางครั้งก็ยากที่จะกำหนดน้ำเสียงที่ตั้งใจในการสื่อสารของใครบางคน สมมติว่าผู้พูดและผู้ฟังมีเจตนาที่ดีหลีกเลี่ยงความโกรธและความเกลียดชัง สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งกับการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเนื่องจากคุณไม่สามารถประเมินตัวชี้นำที่ไม่ใช่คำพูดได้ หากคุณคิดว่าการสื่อสารนั้นออกแบบมาเพื่อทำให้คุณโกรธหรือไม่พอใจคุณควรตอบกลับด้วยความเข้าใจและความเมตตา หากต้องการคุณสามารถขอคำชี้แจงแรงจูงใจและเจตนาของผู้พูดในการสื่อสารได้

เกมตัดน้ำแข็งคริสต์มาส

ติดตามผลหลังจากการสื่อสารของคุณ

นักสื่อสารที่ดีรู้ถึงความสำคัญของการติดตามหลังการนำเสนอหรือการสนทนา ในตอนท้ายของการสื่อสารใด ๆ ให้ชี้แจงการกระทำในอนาคตและความรับผิดชอบ ซึ่งรวมถึง:

• การประเมินการตอบสนอง
• ยืนยันกำหนดเวลา
• ชี้แจงความรับผิดชอบ
• การตั้งความคาดหวัง

จบการสนทนาด้วยการแสดงความขอบคุณด้วยรอยยิ้มและคำแสดงความกรุณาหากตรงประเด็นและเหมาะสม การทำเช่นนี้จะเปิดประตูเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับผู้ฟังของคุณในอนาคต

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพ

จดบันทึกที่ถูกต้อง

นักสื่อสารที่มีประสิทธิผลรู้ดีถึงอันตรายของการไม่จดสิ่งต่างๆ ไม่ว่าคุณจะคิดว่าความจำของคุณดีแค่ไหน แต่ก็มีโอกาสที่จะลืมประเด็นสำคัญหลังจากพูดหรือฟังคนอื่น หากความคิดที่จะใช้ปากกาและกระดาษทำให้คุณประจบประแจงส่งข้อความถึงตัวเองหรือเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ อย่าลืมเพิ่มวันที่ของการสนทนาและผู้ที่สนทนาด้วย

กำหนดเวลาการตอบกลับของคุณ

ตอบกลับโดยเร็วที่สุดทั้งข้อความอีเมลโทรศัพท์และข้อความที่เขียน หลายคนพบว่าสะดวกในการกำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับการตอบสนองต่อการสื่อสารทั้งหมดในคราวเดียว คนอื่น ๆ อาจทำทุกสองถึงสามชั่วโมง เลือกตารางเวลาที่เหมาะกับคุณและยึดตามนั้น การทำเช่นนี้ช่วยให้ผู้ที่คุณติดต่อสื่อสารด้วยเป็นประจำทราบได้ง่ายขึ้นว่าเมื่อใดควรได้รับคำตอบจากคุณ

อ่านและตอบสนองต่อการสื่อสารทั้งหมด

หลีกเลี่ยงการอ่านหรือฟังเพียงบางส่วนของการสื่อสารเนื่องจากการตีความผิดและการตอบสนองที่เข้าใจผิดทำให้เกิดผล นอกจากนี้ยังต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการเคลียร์ปัญหาที่เกิดจากการอ่านการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรไม่เพียงพอ คำตอบของคุณควรชัดเจนกระชับและประกอบด้วยรายการลำดับเลขและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยตามความเหมาะสม ความเข้าใจที่ชัดเจนที่ได้จากการอ่านอย่างสมบูรณ์พร้อมกับการตอบสนองที่รวดเร็วชัดเจนกระชับช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและดูไม่เป็นมืออาชีพ

ตรวจสอบการตอบสนองสำหรับการสะกดและไวยากรณ์ที่ถูกต้อง

เมื่อคุณสร้างข้อความหรือคำตอบที่เป็นลายลักษณ์อักษรโปรดอ่านสิ่งที่คุณเขียนอย่างละเอียดตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ที่ผิดพลาด นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสื่อสารสิ่งที่คุณต้องการพูดได้อย่างถูกต้องชัดเจน เอกสารที่เขียนไม่ดีจะไม่บรรลุเป้าหมายในการเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

อุปสรรคในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

มีอุปสรรคบางประการในการสื่อสารระหว่างบุคคลที่มีประสิทธิผลที่เราต้องระวังและหลีกเลี่ยง พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• การรบกวน. วางโทรศัพท์มือถือของคุณ ถ้าจำเป็นให้ย้ายไปที่ที่เงียบกว่านี้
• ตัวเติมการสนทนาที่ไม่จำเป็น. การพูดว่า“ อืม”“ คุณรู้” หรือ“ โอ้” ซ้ำ ๆ ตลอดการสนทนาจะทำลายความสนใจของผู้ฟัง
• ขาดความเอาใจใส่. ผู้ฟังสามารถระบุได้ว่าคุณขาดความเอาใจใส่และคำพูดของคุณสูญเสียความสำคัญสำหรับพวกเขาหรือไม่
• สูญเสียการควบคุมตนเอง. หากส่วนหนึ่งของการสนทนาทำให้คุณโกรธและคุณไม่สามารถควบคุมตนเองได้ให้หยุดพักหากจำเป็นเพื่อสงบสติอารมณ์
• ความเครียด. ความรู้สึกเครียดขัดขวางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ความเครียดอาจเป็นผลมาจากความกังวลใจเมื่อนำเสนอต่อหน้าคนหมู่มากหรือพูดคุยกับคนที่คุณไม่รู้จัก หายใจเข้าลึก ๆ รวบรวมความคิดและดำเนินการต่อเมื่อคุณรู้สึกผ่อนคลาย

ทักษะการสื่อสารที่ดีช่วยได้ทั้งในชีวิตส่วนตัวและอาชีพ ทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มความสามารถในการโต้ตอบกับผู้อื่นอย่างมืออาชีพ ทักษะการสื่อสารด้วยวาจาและการเขียนสามารถเรียนรู้และปรับปรุงได้ การปฏิบัติตามข้อมูลและเคล็ดลับในบทความนี้จะช่วยปรับปรุงทักษะการสื่อสารส่วนบุคคลทั้งในทางธุรกิจและทางสังคม มัน คือ เป็นไปได้ที่จะเรียนรู้วิธีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

---